Tips tegen zomervakantie stress

Tips tegen zomervakantie stress, begint dat nu al weer? Ondertussen zijn we weer al bijna een volle maand onderweg in het jaar 2015. Slechts een paar maanden zijn we maar meer verwijderd van de zomervakanties. U ziet de bui al hangen, iedereen wil tegelijk vrij, hoe gaat u dit nu weer eens oplossen? Online-Planning kan u hierbij helpen, we gaan hieronder beschrijven hoe.
In de eerste stap gaat het om duidelijkheid tussen werkgever en werknemer. U wilt natuurlijk geen misverstanden krijgen. We adviseren u daarom om duidelijke afspraken te maken hoe de komende zomer de vakanties geregeld gaan worden. We adviseren u dan ook om een datum te kiezen wanneer u de aanvragen voor de vakanties gaat beoordelen. Neem bijvoorbeeld als datum 15 februari. Deze datum kijkt u in het systeem welke aanvragen er allemaal open staan onder de module ‘Vakantieuren’.

Moet ik dan alle briefjes zelf gaan digitaliseren, dat kost me toch veel meer werk als hoe ik het nu doe?” Niets is minder waar, de medewerkers kunnen namelijk zelf een aanvraag invullen in het systeem. Deze aanvragen komen allemaal in de module ‘Vakantieuren’ terecht. Daarna kunt u onder het tabblad ‘Balken’ een balkenplanning uitdraaien waarin u kunt zien wanneer alle medewerkers vrij hebben gevraagd.

Een automatisch gevuld scherm met alle aanvragen van de medewerkers.

Een automatisch gevuld scherm met alle aanvragen van de medewerkers.

U heeft nu in één overzicht een beeld wat er de komende zomer gaat gebeuren en dit al vrij vroeg in het nieuwe jaar. Zodra u gaat beoordelen zullen de goedgekeurde regels rood kleuren en de nog openstaande aanvragen zullen oranje blijven.

De goedgekeurde aanvragen worden rood gekleurd. Aanvragen blijven oranje.

De goedgekeurde aanvragen worden rood gekleurd. Aanvragen blijven oranje.

Komt u een probleem tegen dat medewerkers tegelijk weg willen dan kunt u dit communiceren tijdens het beoordelen van de aanvraag. U kunt beide aanvragen afwijzen en een opmerking toevoegen waarom de aanvraag niet gehonoreerd wordt. Hierin kunt u aangeven dat beide medewerkers hetzelfde tijdstip vrij willen. U kunt natuurlijk zelf een oplossing bedenken en deze communiceren naar de medewerkers, of u kunt de medewerkers aangeven dat ze zelf een gepaste oplossing moeten zoeken voor het probleem.

Zon begint te schijnen, verlof aanvragen stromen binnen

Verlof aanvragen stromen weer binnen bij de meeste bedrijven. Medewerkers vangen de eerste zonnestralen op en beginnen met het plannen van vakanties en dagjes uit. Voor veel ondernemers en personeelplanners betekend dit extra aanpassingen aan personeelsplanning. Hier volgen 5 tips om met een gerust hart de zomer tegemoet te gaan.

Tip 1: Verlof aanvragen tijdig registreren

Vraag medewerkers al vroeg in het jaar om hun vakanties aan te geven. Hierdoor heeft u als ondernemer of planner al vroegtijdig inzicht in de verlof aanvragen en kunt u hier bij het maken van de personeelsplanning al rekening mee houden. Vele medewerkers zullen bij het plannen van hun vakantie afhankelijk zijn van partners of van kinderen die gebonden zijn aan schoolvakanties en daardoor al vroeg in het jaar een vakantieperiode in gedachten hebben. Klik hier voor alle schoolvakanties in Nederland.

Tip 2: Aanvraagdatum en tijd

Medewerkers willen nog wel eens discussies voeren over wanneer ze een aanvraag voor hun vakantie hadden ingediend. Daarom wordt in Online Planning bij elke verlof aanvraag een aanvraagdatum en aanvraagtijd genoteerd.

Tip 3: Verlof aanvragen jaaroverzicht

Om een duidelijk beeld te krijgen van alle verlof aanvragen is het verstandig om gebruik te maken van het vakantie jaaroverzicht waarin zichtbaar is welke medewerkers, wanneer vakantie hebben. De strokenplanning geeft een duidelijk beeld welke medewerkers wanneer vakantie hebben.

Jaaroverzicht van verlof aanvragen in Online Planning

In het vakantiejaaroverzicht wordt snel overzichtelijk wie wanneer verlof heeft toegewezen gekregen(rood) en welke verlof aanvragen nog open staan (oranje).

Tip 4: Deel problemen in de vakantieplanning met de medewerkers

Het komt regelmatig voor dat meerdere medewerkers tegelijk op vakantie willen. Deel het probleem van de vakantieplanning met de betreffende medewerkers. Laat de medewerkers het jaaroverzicht zien uit tip 3 en laat hun meedenken over een mogelijke oplossing. Medewerkers denken graag mee over een gepaste oplossing.

Tip 5: Maak afspraken over uiterlijke aanleverdatums voor verlof aanvragen

Geef duidelijk aan tot wanneer medewerkers hun vakanties kunnen indienen. Dit voorkomt heel veel last-minute aanpassing aan de planning. Voor het bekend maken van deze afspraak kan het berichtensysteem binnen Online Planning gebruikt worden. Alle medewerkers zijn dan op de hoogte van de afspraak. Aanvraagdatum en tijd uit tip 2 kunnen u verder helpen bij het naleven van de afspraak; het is precies inzichtelijk wanneer een medewerker zijn verlof aanvraag heeft ingediend.

Online Planning

Online Planning is een online programma wat helpt bij het maken van een personeelsplanning. In dit programma kunnen medewerkers zelf hun verlof aanvragen. Van alle aanvragen wordt direct de aanvraagdatum en tijd geregistreerd om discussies te voorkomen. Aanvragen worden direct weergegeven in een jaaroverzicht zodat duidelijk zichtbaar is wie wanneer met vakantie is of een vakantie heeft aangevraagd. Zodra planners de aanvragen hebben goedgekeurd wordt ook deze medewerker geblokkeerd zodat deze niet meer ingepland kan worden tijdens zijn of haar vakantie. Klik hier voor meer informatie over online planning maken.