Zon begint te schijnen, verlof aanvragen stromen binnen

Verlof aanvragen stromen weer binnen bij de meeste bedrijven. Medewerkers vangen de eerste zonnestralen op en beginnen met het plannen van vakanties en dagjes uit. Voor veel ondernemers en planners betekent dit extra aanpassingen aan de personeelsplanning. Hier volgen 5 tips om met een gerust hart de zomer tegemoet te gaan.

Tip 1: Verlof aanvragen tijdig registreren

Vraag medewerkers al vroeg in het jaar om hun vakanties aan te geven. Hierdoor heeft u als ondernemer of planner al vroegtijdig inzicht in de verlof aanvragen en kunt u hier bij het maken van de personeelsplanning al rekening mee houden. Vele medewerkers zullen bij het plannen van hun vakantie afhankelijk zijn van partners of van kinderen die gebonden zijn aan schoolvakanties en daardoor al vroeg in het jaar een vakantieperiode in gedachten hebben.

Tip 2: Aanvraagdatum en tijd

Medewerkers willen nog wel eens discussies voeren over wanneer ze een aanvraag voor hun vakantie hadden ingediend. Daarom wordt in Online Planning bij elke verlof aanvraag een aanvraagdatum en aanvraagtijd genoteerd.

Tip 3: Verlof aanvragen jaaroverzicht

Om een duidelijk beeld te krijgen van alle verlof aanvragen is het verstandig om gebruik te maken van het vakantie jaaroverzicht waarin zichtbaar is welke medewerkers, wanneer vakantie hebben. De strokenplanning geeft een duidelijk beeld welke medewerkers wanneer vakantie hebben.

Jaaroverzicht van verlof aanvragen in Online Planning
In het vakantiejaaroverzicht wordt snel overzichtelijk wie wanneer verlof heeft toegewezen gekregen(rood) en welke verlof aanvragen nog open staan (oranje).

Tip 4: Deel problemen in de vakantieplanning met de medewerkers

Het komt regelmatig voor dat meerdere medewerkers tegelijk op vakantie willen. Deel het probleem van de vakantieplanning met de betreffende medewerkers. Laat de medewerkers het jaaroverzicht zien uit tip 3. Vervolgens kun je de medewerker laten meedenken naar een oplossing. Medewerkers denken graag mee over een gepaste oplossing.

Tip 5: Maak afspraken over uiterlijke aanleverdatums voor verlof aanvragen

Geef duidelijk aan tot wanneer medewerkers hun vakanties kunnen indienen. Dit voorkomt heel veel last-minute aanpassing aan de planning. Voor het bekend maken van deze afspraak kan het berichtensysteem binnen Online Planning gebruikt worden. Alle medewerkers zijn dan op de hoogte van de afspraak. Aanvraagdatum en tijd uit tip 2 kunnen u verder helpen bij het naleven van de afspraak; het is precies inzichtelijk wanneer een medewerker zijn verlof aanvraag heeft ingediend.

Online Planning

Online Planning is een online programma wat helpt bij het maken van een personeelsplanning. In dit programma kunnen medewerkers zelf hun verlof aanvragen. Van alle aanvragen wordt direct de aanvraagdatum en tijd geregistreerd om discussies te voorkomen. Aanvragen worden direct weergegeven in een jaaroverzicht. Hierdoor is zichtbaar wie wanneer met vakantie is of een vakantie heeft aangevraagd. Zodra planners de aanvragen hebben goedgekeurd wordt ook deze medewerker geblokkeerd zodat deze niet meer ingepland kan worden tijdens zijn of haar vakantie. Klik hier voor onze oplossing voor vakantie aanvragen.