Tips tegen zomervakantie stress

Tips tegen zomervakantie stress, begint dat nu al weer? Ondertussen zijn we weer al bijna een volle maand onderweg in het jaar 2015. Slechts een paar maanden zijn we maar meer verwijderd van de zomervakanties. U ziet de bui al hangen, iedereen wil tegelijk vrij, hoe gaat u dit nu weer eens oplossen? Online-Planning kan u hierbij helpen, we gaan hieronder beschrijven hoe.
In de eerste stap gaat het om duidelijkheid tussen werkgever en werknemer. U wilt natuurlijk geen misverstanden krijgen. We adviseren u daarom om duidelijke afspraken te maken hoe de komende zomer de vakanties geregeld gaan worden. We adviseren u dan ook om een datum te kiezen wanneer u de aanvragen voor de vakanties gaat beoordelen. Neem bijvoorbeeld als datum 15 februari. Deze datum kijkt u in het systeem welke aanvragen er allemaal open staan onder de module ‘Vakantieuren’.

Moet ik dan alle briefjes zelf gaan digitaliseren, dat kost me toch veel meer werk als hoe ik het nu doe?” Niets is minder waar, de medewerkers kunnen namelijk zelf een aanvraag invullen in het systeem. Deze aanvragen komen allemaal in de module ‘Vakantieuren’ terecht. Daarna kunt u onder het tabblad ‘Balken’ een balkenplanning uitdraaien waarin u kunt zien wanneer alle medewerkers vrij hebben gevraagd.

Een automatisch gevuld scherm met alle aanvragen van de medewerkers.

Een automatisch gevuld scherm met alle aanvragen van de medewerkers.

U heeft nu in één overzicht een beeld wat er de komende zomer gaat gebeuren en dit al vrij vroeg in het nieuwe jaar. Zodra u gaat beoordelen zullen de goedgekeurde regels rood kleuren en de nog openstaande aanvragen zullen oranje blijven.

De goedgekeurde aanvragen worden rood gekleurd. Aanvragen blijven oranje.

De goedgekeurde aanvragen worden rood gekleurd. Aanvragen blijven oranje.

Komt u een probleem tegen dat medewerkers tegelijk weg willen dan kunt u dit communiceren tijdens het beoordelen van de aanvraag. U kunt beide aanvragen afwijzen en een opmerking toevoegen waarom de aanvraag niet gehonoreerd wordt. Hierin kunt u aangeven dat beide medewerkers hetzelfde tijdstip vrij willen. U kunt natuurlijk zelf een oplossing bedenken en deze communiceren naar de medewerkers, of u kunt de medewerkers aangeven dat ze zelf een gepaste oplossing moeten zoeken voor het probleem.

Schuiven met planregels

Schuiven met planregels, de nieuwste toevoeging in Online-Planning. Heeft u wel eens een medewerker die een andere dag moet werken? Wilt u toch twee medewerkers omwisselen van dienst? Vanaf nu kunt u dit allemaal doen in het hoofdscherm van uw Online-Planning. Hoe u dit kunt doen, vertellen we u hier onder.

Het schuiven met planregels is gebaseerd op de ‘drag and drop’ methode. Ook wel ‘slepen en neerzetten’ genoemd. Hierbij kan men een planregel vastpakken (door met de linker muisknop er op te klikken en deze muisknop ingedrukt te houden) en slepen naar een andere locatie in het planscherm.

Allereerst klikt men op de planregel die men wenst te slepen en beweeg de muis een klein beetje, de regel zal nu geel kleuren:

Schuiven met planregels - Klikken

Zodra de regel geel kleurt is deze klaar om naar een andere positie gesleept te worden. Tijdens het slepen ziet u de dagen waar u overheen sleept geel worden. Zodra deze dag geel wordt kan de regel hier geplaatst worden.

Schuiven met planregels - Schuiven

Na het loslaten van de muisknop zal de planregel op het gele vak geplaatst worden. Als alles goed verlopen is, zal de planregel groen kleuren.

Schuiven met planregels - Succes

In het onderstaande voorbeeld hebben we op donderdag en vrijdag een regel aangemaakt. Daarna de regel van vrijdag naar donderdag gesleept. U ziet dat de medewerker reeds ingepland is. Het systeem geeft dan ook aan dat het slepen mislukt is en kleurt de regel grijs. In de meldingenbalk komt te staan dat de medewerker reeds ingepland is.

Schuiven met planregels - Reeds ingepland

Help, de personeelsplanning wijkt af van de gewerkte uren!

Mijn personeelsplanning wijkt af van de gewerkte uren, hoe pak ik dit aan? De personeelsplanning online beschikbaar stellen is een flinke stap vooruit binnen uw bedrijfsproces. Echter na het inplannen van de personeelsleden blijken deze toch andere uren gewerkt te hebben dan de oorspronkelijke planning. Zou het niet veel makkelijker zijn om personeelsleden rechten te geven om zelf de werktijden te corrigeren?

Wij zien nog steeds het papieren briefje, met correcties op de planning, terugkomen binnen de bedrijven die gebruik maken van Online Planning. Om ook het laatste papieren briefje op het kantoor weg te laten hebben we een nieuwe module ontwikkeld genaamd ‘Urenregistratie’. Elk personeelslid kan hiermee controleren of de gewerkte dienst afwijkt van de ingeplande dienst. Correcties kan men zelf invullen en worden automatisch doorgegeven aan de planner. De planner kan dit vervolgens goedkeuren of afwijzen en uiteraard wordt het al dan niet automatisch in uw planning verwerkt! Er zijn twee mogelijkheden ontwikkelt hoe het personeel wijzigingen kan doorgeven.

Aanpassing gewerkte tijden
U kent het wel, Piet staat ingepland van 08.00 uur ´s morgens tot en met 13.00 uur ’s middags. Plots gaat er een collega ziek naar huis. In de praktijk komt het dan veel voor dat bijvoorbeeld Piet de dienst overneemt van de zieke collega. Er ontstaat nu wel een verschil tussen de planning en de gewerkte uren. Zodra Piet thuis komt logt hij in op de applicatie en corrigeert zelf zijn gewerkte uren. De planner krijgt hier een notificatie van en kan de tijden beoordelen en automatisch laten verwerken.

Nieuwe plan regel
Tineke is een oproepkracht die wordt opgebeld om van 14.00 uur tot en met 21.00 uur een dienst te werken. Tineke staat niet ingepland in de planning en er ontbreekt dus 7.00 uur in de planning. In plaats van dat Tineke aan het eind van de dag een ‘briefje’ op uw beeldscherm plakt, pakt ze ter plaatse haar mobiele telefoon. Ze logt in op de applicatie en maakt gelijk een voorstel aan van haar zojuist gewerkte dienst voor de planner. Ook hier krijgt de planner wederom een notificatie van en kan de tijden beoordelen en automatisch laten verwerken.

Oplossing
Een sluitende personeelsplanning kunt u dus verkrijgen door het personeel correcties in te laten geven via het systeem met behulp van de speciaal daarvoor ontwikkelde module door Online Planning. U dient enkel deze correcties te beoordelen met een paar eenvoudige muisklikken en de planning wordt indien nodig volledig automatisch aangepast. Het resultaat, u heeft aan het eind van de periode de juiste uren in Online Planning staan en u kunt ook de juiste uren verlonen.

Zon begint te schijnen, verlof aanvragen stromen binnen

Verlof aanvragen stromen weer binnen bij de meeste bedrijven. Medewerkers vangen de eerste zonnestralen op en beginnen met het plannen van vakanties en dagjes uit. Voor veel ondernemers en personeelplanners betekend dit extra aanpassingen aan personeelsplanning. Hier volgen 5 tips om met een gerust hart de zomer tegemoet te gaan.

Tip 1: Verlof aanvragen tijdig registreren

Vraag medewerkers al vroeg in het jaar om hun vakanties aan te geven. Hierdoor heeft u als ondernemer of planner al vroegtijdig inzicht in de verlof aanvragen en kunt u hier bij het maken van de personeelsplanning al rekening mee houden. Vele medewerkers zullen bij het plannen van hun vakantie afhankelijk zijn van partners of van kinderen die gebonden zijn aan schoolvakanties en daardoor al vroeg in het jaar een vakantieperiode in gedachten hebben. Klik hier voor alle schoolvakanties in Nederland.

Tip 2: Aanvraagdatum en tijd

Medewerkers willen nog wel eens discussies voeren over wanneer ze een aanvraag voor hun vakantie hadden ingediend. Daarom wordt in Online Planning bij elke verlof aanvraag een aanvraagdatum en aanvraagtijd genoteerd.

Tip 3: Verlof aanvragen jaaroverzicht

Om een duidelijk beeld te krijgen van alle verlof aanvragen is het verstandig om gebruik te maken van het vakantie jaaroverzicht waarin zichtbaar is welke medewerkers, wanneer vakantie hebben. De strokenplanning geeft een duidelijk beeld welke medewerkers wanneer vakantie hebben.

Jaaroverzicht van verlof aanvragen in Online Planning

In het vakantiejaaroverzicht wordt snel overzichtelijk wie wanneer verlof heeft toegewezen gekregen(rood) en welke verlof aanvragen nog open staan (oranje).

Tip 4: Deel problemen in de vakantieplanning met de medewerkers

Het komt regelmatig voor dat meerdere medewerkers tegelijk op vakantie willen. Deel het probleem van de vakantieplanning met de betreffende medewerkers. Laat de medewerkers het jaaroverzicht zien uit tip 3 en laat hun meedenken over een mogelijke oplossing. Medewerkers denken graag mee over een gepaste oplossing.

Tip 5: Maak afspraken over uiterlijke aanleverdatums voor verlof aanvragen

Geef duidelijk aan tot wanneer medewerkers hun vakanties kunnen indienen. Dit voorkomt heel veel last-minute aanpassing aan de planning. Voor het bekend maken van deze afspraak kan het berichtensysteem binnen Online Planning gebruikt worden. Alle medewerkers zijn dan op de hoogte van de afspraak. Aanvraagdatum en tijd uit tip 2 kunnen u verder helpen bij het naleven van de afspraak; het is precies inzichtelijk wanneer een medewerker zijn verlof aanvraag heeft ingediend.

Online Planning

Online Planning is een online programma wat helpt bij het maken van een personeelsplanning. In dit programma kunnen medewerkers zelf hun verlof aanvragen. Van alle aanvragen wordt direct de aanvraagdatum en tijd geregistreerd om discussies te voorkomen. Aanvragen worden direct weergegeven in een jaaroverzicht zodat duidelijk zichtbaar is wie wanneer met vakantie is of een vakantie heeft aangevraagd. Zodra planners de aanvragen hebben goedgekeurd wordt ook deze medewerker geblokkeerd zodat deze niet meer ingepland kan worden tijdens zijn of haar vakantie. Klik hier voor meer informatie over online planning maken.

Contacta: netwerkbeurs Zuid-West Nederland, succesvol!

Contacta 2012 - Netwerkbeurs zuid-west Nederland - Online Planning

Contacta 2012 - Netwerkbeurs Zuid-West Nederland - Online Planning

6, 7 en 8 November 2012 heeft de 26e editie van Contacta in Goes plaatsgevonden. Met 21.000 bezoekers en meer dan 300 standhouders heeft de netwerkbeurs Zuid-West Nederland meer bezoekers getrokken dan in 2011.

Ook Online Planning was dit jaar aanwezig met een eigen beursstand op het Zeeuws Vlaanderen Paviljoen. Het doel was om meer naamsbekendheid op te bouwen in de Zeeuwse regio waar ons bedrijf is ontstaan en nog steeds gevestigd is.

Na drie succesvolle dagen kunnen wij concluderen dat wij ons doel ruimschoots behaald hebben. Er was veel aandacht voor ons bedrijf en wij hebben dan ook veel complimenten mogen ontvangen over onze online rooster applicatie, maar ook over de verzorgde beursstand die wij hadden staan.

Diverse bedrijven bleven stil staan bij het zien van alle oplossingen die ons programma te bieden heeft. Bedrijven kwamen met gerichte problemen de stand oplopen en gingen met een mogelijk door ons geboden oplossing in het achterhoofd terug naar huis. Ook zij zullen snel de voordelen van Online Planning ervaren.

Naast bezoekers op onze eigen beursstand te woord staan, was ook voor ons de ruimte om uitgebreid te netwerken met mede standhouders waaronder diverse accountants en loonadministrateurs in Zuid-West Nederland. De eerste afspraken voor samenwerkingsverbanden staan al gepland voor de komende weken.

Zelfs studenten van ROC Scalda, onze overburen op de beurs, zagen in dat wij een vernieuwend bedrijf zijn, waar veel geleerd kan worden. Na gesprekken met diverse studenten kwamen zij aan het eind van de dag zelfs vragen of het mogelijk is om stage te lopen bij ons. Gezien de mogelijke toekomstige uitbreidingen en continue ontwikkeling aan de applicatie hebben wij hier wel oren naar. Hier zullen komende tijd de mogelijkheden samen met het ROC verder voor onderzocht worden.

Wat ons betreft was de Contacta 2012 in Goes meer dan succesvol!

Personeelsplanning, rooster der gewoonte of stuurkans voor uw bedrijf?

Veel ondernemers/personeelsplanners die ons voor de eerste keer tegenkomen werken nog met een planning in Excel en zien veelal niet het nut van een rooster wat overal en altijd online beschikbaar is. De planning opstellen is in veel bedrijven iets wat gebeurt op de automatische piloot. Er hangt vaak een rooster op in de kantine en/of kantoor op basis van een planning in Excel en dat is het. Als het resultaat aan het eind van het jaar goed is, zijn we goed bezig. Er wordt weinig mee gestuurd en dat is jammer want het is één van de meest te beïnvloeden kostenposten die u als bedrijf heeft.

Door financieel retailspecialist Marshoek is onlangs breed uitgemeten dat het kostprijsuurloon in de supermarkt in het eerste kwartaal van 2012 met 14 procent is gestegen ( www.marshoek.nl ). De impact hiervan op de gemiddelde exploitatiebegroting is fors. Dit is niet de laatste stijging voor dit jaar, per 1 augustus 2012 stijgen de cao lonen nogmaals met 2 procent en jongeren krijgen er per 1 december ook nog eens 1,5 procent extra bij.

Dit dwingt een oplettende ondernemer toch tot extra aandacht voor zijn planning. Door deze eens kritisch tegen het licht te houden kan men wellicht meer besparen dan men in eerste instantie denkt. Door Online Planning wordt u constant geconfronteerd met de gegevens waar u uw bedrijf op kunt sturen. Wij vinden zelf het kostprijsuurloon een erg belangrijk gegeven, u ziet deze in uw planscherm dan ook direct staan. Als er iemand vervangen moet worden wegens ziekte of verlof kunt u zo direct zien wat de loonconsequentie is door het kiezen voor een ander personeelslid.

De begroting kan ook leidend zijn voor uw planning. In Online Planning wordt per week de begroting direct vergeleken met de kosten per week, zodat direct inzichtelijk is wanneer de begroting wordt overschreden. Constant de juiste cijfers in beeld hebben zorgt ervoor dat u alert blijft en de juiste keuzes maakt.

De meeste ondernemers die gestart zijn met een gratis proefperiode willen uiteindelijk nooit meer terug naar de planning in Excel (het inmiddels ouderwetse papiertje aan de muur). Het online verhaal zorgt ervoor dat het rooster en alle zaken daaromheen op één plaats samenkomen, ook voor uw personeel is dit erg prettig. Men heeft overal inzicht in het rooster en kan berichten van het werk lezen en verlof aanvragen. Voor de ondernemer/planner zorgt dit voor rust in de tent maar veel belangrijker nog, voor veel inzicht in de planning.

De interactie met de verschillende bedrijven maakt het voor ons buitengewoon interessant en uitdagend. We leren graag en proberen slimme ideeën altijd zo snel mogelijk te implementeren. Zo bouwen we steeds een sterkere webapplicatie die voor alle klanten meerwaarde heeft voor hun bedrijf.

Nieuwsgierig geworden? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.