Schuiven met planregels

Schuiven met planregels, de nieuwste toevoeging in Online-Planning. Heeft u wel eens een medewerker die een andere dag moet werken? Wilt u toch twee medewerkers omwisselen van dienst? Vanaf nu kunt u dit allemaal doen in het hoofdscherm van uw Online-Planning. Hoe u dit kunt doen, vertellen we u hier onder.

Het schuiven met planregels is gebaseerd op de ‘drag and drop’ methode. Ook wel ‘slepen en neerzetten’ genoemd. Hierbij kan men een planregel vastpakken (door met de linker muisknop er op te klikken en deze muisknop ingedrukt te houden) en slepen naar een andere locatie in het planscherm.

Allereerst klikt men op de planregel die men wenst te slepen en beweeg de muis een klein beetje, de regel zal nu geel kleuren:

Schuiven met planregels - Klikken

Zodra de regel geel kleurt is deze klaar om naar een andere positie gesleept te worden. Tijdens het slepen ziet u de dagen waar u overheen sleept geel worden. Zodra deze dag geel wordt kan de regel hier geplaatst worden.

Schuiven met planregels - Schuiven

Na het loslaten van de muisknop zal de planregel op het gele vak geplaatst worden. Als alles goed verlopen is, zal de planregel groen kleuren.

Schuiven met planregels - Succes

In het onderstaande voorbeeld hebben we op donderdag en vrijdag een regel aangemaakt. Daarna de regel van vrijdag naar donderdag gesleept. U ziet dat de medewerker reeds ingepland is. Het systeem geeft dan ook aan dat het slepen mislukt is en kleurt de regel grijs. In de meldingenbalk komt te staan dat de medewerker reeds ingepland is.

Schuiven met planregels - Reeds ingepland

Het nieuwe plannen anno 2014

Het nieuwe plannen anno 2014, de conventionele tijdrovende manier van plannen kan opzij geschoven worden. Wat als we u ook nog eens vertellen dat u niets hoeft in te stellen in uw applicatie maar gelijk aan de slag kunt gaan? 

Zoals u wellicht inmiddels al gewoon bent kunt u via onze beschikbaarheid mensen in de planning zetten. Vervolgens vult u de werktijden in en de planning is gereed. Als u al over wat meer data beschikt kunt u zelfs ook gebruik maken van de al beschikbare ‘kopieerfunctie’. Vanaf heden kunt u een basis rooster wegzetten in uw planning die u op een later tijdstip kunt gaan vullen.

Hoofdscherm het nieuwe plannen anno 2014

Als u tijdens het plannen het planscherm opent krijgt u een lege regel te zien. Onderstaand een voorbeeld met de regel in het rood.

Beschikbaar het nieuwe plannen anno 2014

Vervolgens kunt u op deze regel klikken en zal deze naar boven verplaatst worden:

Ingepland het nieuwe plannen anno 2014Vervolgens kunt u deze regel gaan dupliceren met de functie ‘Extra regel’ helemaal rechts op deze regel:

Ingepland extra regel knop het nieuwe plannen anno 2014

Hierna kunt u deze ook gaan vullen met de gewenste werktijden, met als resultaat:

Ingepland extra regels het nieuwe plannen anno 2014

U heeft nu voor één dag een opzet gemaakt met de gewenste uren. U kunt dit nu voor al uw afdelingen gaan doen voor alle dagen in de week. Als u dit gedaan heeft kunt u dit rooster met behulp van de kopieerfunctie doorzetten naar de komende x weken. Nu kunt u mensen gaan toekennen aan het basisrooster. Klik op de kolom ‘Naam’ op de gewenste regel en er komt een ‘dropdown’ menu in beeld. U kunt vervolgens op de gewenste medewerker klikken:

Ingepland dropdown het nieuwe plannen anno 2014

De dienst zal automatisch omgezet worden en opgeslagen voor u:

Ingepland vullen het nieuwe plannen anno 2014

Zo kunt u voor elke gewenste planregel een personeelslid gaan toekennen. De lijst met beschikbare medewerkers wordt automatisch kleiner en is uiteraard gebaseerd op alle input die u anders ook gebruikt. Denk hierbij aan vakantieuren, reeds ingepland of verzuim. Uiteraard kunt u ook gewone planregels wijzigen van de ene medewerker naar een andere medewerker. U dient hiervoor slechts op de naam van het personeelslid te klikken en u kunt de dienst omzetten naar een andere medewerker.

 

Help, de personeelsplanning wijkt af van de gewerkte uren!

Mijn personeelsplanning wijkt af van de gewerkte uren, hoe pak ik dit aan? De personeelsplanning online beschikbaar stellen is een flinke stap vooruit binnen uw bedrijfsproces. Echter na het inplannen van de personeelsleden blijken deze toch andere uren gewerkt te hebben dan de oorspronkelijke planning. Zou het niet veel makkelijker zijn om personeelsleden rechten te geven om zelf de werktijden te corrigeren?

Wij zien nog steeds het papieren briefje, met correcties op de planning, terugkomen binnen de bedrijven die gebruik maken van Online Planning. Om ook het laatste papieren briefje op het kantoor weg te laten hebben we een nieuwe module ontwikkeld genaamd ‘Urenregistratie’. Elk personeelslid kan hiermee controleren of de gewerkte dienst afwijkt van de ingeplande dienst. Correcties kan men zelf invullen en worden automatisch doorgegeven aan de planner. De planner kan dit vervolgens goedkeuren of afwijzen en uiteraard wordt het al dan niet automatisch in uw planning verwerkt! Er zijn twee mogelijkheden ontwikkelt hoe het personeel wijzigingen kan doorgeven.

Aanpassing gewerkte tijden
U kent het wel, Piet staat ingepland van 08.00 uur ´s morgens tot en met 13.00 uur ’s middags. Plots gaat er een collega ziek naar huis. In de praktijk komt het dan veel voor dat bijvoorbeeld Piet de dienst overneemt van de zieke collega. Er ontstaat nu wel een verschil tussen de planning en de gewerkte uren. Zodra Piet thuis komt logt hij in op de applicatie en corrigeert zelf zijn gewerkte uren. De planner krijgt hier een notificatie van en kan de tijden beoordelen en automatisch laten verwerken.

Nieuwe plan regel
Tineke is een oproepkracht die wordt opgebeld om van 14.00 uur tot en met 21.00 uur een dienst te werken. Tineke staat niet ingepland in de planning en er ontbreekt dus 7.00 uur in de planning. In plaats van dat Tineke aan het eind van de dag een ‘briefje’ op uw beeldscherm plakt, pakt ze ter plaatse haar mobiele telefoon. Ze logt in op de applicatie en maakt gelijk een voorstel aan van haar zojuist gewerkte dienst voor de planner. Ook hier krijgt de planner wederom een notificatie van en kan de tijden beoordelen en automatisch laten verwerken.

Oplossing
Een sluitende personeelsplanning kunt u dus verkrijgen door het personeel correcties in te laten geven via het systeem met behulp van de speciaal daarvoor ontwikkelde module door Online Planning. U dient enkel deze correcties te beoordelen met een paar eenvoudige muisklikken en de planning wordt indien nodig volledig automatisch aangepast. Het resultaat, u heeft aan het eind van de periode de juiste uren in Online Planning staan en u kunt ook de juiste uren verlonen.

Zon begint te schijnen, verlof aanvragen stromen binnen

Verlof aanvragen stromen weer binnen bij de meeste bedrijven. Medewerkers vangen de eerste zonnestralen op en beginnen met het plannen van vakanties en dagjes uit. Voor veel ondernemers en personeelplanners betekend dit extra aanpassingen aan personeelsplanning. Hier volgen 5 tips om met een gerust hart de zomer tegemoet te gaan.

Tip 1: Verlof aanvragen tijdig registreren

Vraag medewerkers al vroeg in het jaar om hun vakanties aan te geven. Hierdoor heeft u als ondernemer of planner al vroegtijdig inzicht in de verlof aanvragen en kunt u hier bij het maken van de personeelsplanning al rekening mee houden. Vele medewerkers zullen bij het plannen van hun vakantie afhankelijk zijn van partners of van kinderen die gebonden zijn aan schoolvakanties en daardoor al vroeg in het jaar een vakantieperiode in gedachten hebben. Klik hier voor alle schoolvakanties in Nederland.

Tip 2: Aanvraagdatum en tijd

Medewerkers willen nog wel eens discussies voeren over wanneer ze een aanvraag voor hun vakantie hadden ingediend. Daarom wordt in Online Planning bij elke verlof aanvraag een aanvraagdatum en aanvraagtijd genoteerd.

Tip 3: Verlof aanvragen jaaroverzicht

Om een duidelijk beeld te krijgen van alle verlof aanvragen is het verstandig om gebruik te maken van het vakantie jaaroverzicht waarin zichtbaar is welke medewerkers, wanneer vakantie hebben. De strokenplanning geeft een duidelijk beeld welke medewerkers wanneer vakantie hebben.

Jaaroverzicht van verlof aanvragen in Online Planning

In het vakantiejaaroverzicht wordt snel overzichtelijk wie wanneer verlof heeft toegewezen gekregen(rood) en welke verlof aanvragen nog open staan (oranje).

Tip 4: Deel problemen in de vakantieplanning met de medewerkers

Het komt regelmatig voor dat meerdere medewerkers tegelijk op vakantie willen. Deel het probleem van de vakantieplanning met de betreffende medewerkers. Laat de medewerkers het jaaroverzicht zien uit tip 3 en laat hun meedenken over een mogelijke oplossing. Medewerkers denken graag mee over een gepaste oplossing.

Tip 5: Maak afspraken over uiterlijke aanleverdatums voor verlof aanvragen

Geef duidelijk aan tot wanneer medewerkers hun vakanties kunnen indienen. Dit voorkomt heel veel last-minute aanpassing aan de planning. Voor het bekend maken van deze afspraak kan het berichtensysteem binnen Online Planning gebruikt worden. Alle medewerkers zijn dan op de hoogte van de afspraak. Aanvraagdatum en tijd uit tip 2 kunnen u verder helpen bij het naleven van de afspraak; het is precies inzichtelijk wanneer een medewerker zijn verlof aanvraag heeft ingediend.

Online Planning

Online Planning is een online programma wat helpt bij het maken van een personeelsplanning. In dit programma kunnen medewerkers zelf hun verlof aanvragen. Van alle aanvragen wordt direct de aanvraagdatum en tijd geregistreerd om discussies te voorkomen. Aanvragen worden direct weergegeven in een jaaroverzicht zodat duidelijk zichtbaar is wie wanneer met vakantie is of een vakantie heeft aangevraagd. Zodra planners de aanvragen hebben goedgekeurd wordt ook deze medewerker geblokkeerd zodat deze niet meer ingepland kan worden tijdens zijn of haar vakantie. Klik hier voor meer informatie over online planning maken.

Personeelsplanning, rooster der gewoonte of stuurkans voor uw bedrijf?

Veel ondernemers/personeelsplanners die ons voor de eerste keer tegenkomen werken nog met een planning in Excel en zien veelal niet het nut van een rooster wat overal en altijd online beschikbaar is. De planning opstellen is in veel bedrijven iets wat gebeurt op de automatische piloot. Er hangt vaak een rooster op in de kantine en/of kantoor op basis van een planning in Excel en dat is het. Als het resultaat aan het eind van het jaar goed is, zijn we goed bezig. Er wordt weinig mee gestuurd en dat is jammer want het is één van de meest te beïnvloeden kostenposten die u als bedrijf heeft.

Door financieel retailspecialist Marshoek is onlangs breed uitgemeten dat het kostprijsuurloon in de supermarkt in het eerste kwartaal van 2012 met 14 procent is gestegen ( www.marshoek.nl ). De impact hiervan op de gemiddelde exploitatiebegroting is fors. Dit is niet de laatste stijging voor dit jaar, per 1 augustus 2012 stijgen de cao lonen nogmaals met 2 procent en jongeren krijgen er per 1 december ook nog eens 1,5 procent extra bij.

Dit dwingt een oplettende ondernemer toch tot extra aandacht voor zijn planning. Door deze eens kritisch tegen het licht te houden kan men wellicht meer besparen dan men in eerste instantie denkt. Door Online Planning wordt u constant geconfronteerd met de gegevens waar u uw bedrijf op kunt sturen. Wij vinden zelf het kostprijsuurloon een erg belangrijk gegeven, u ziet deze in uw planscherm dan ook direct staan. Als er iemand vervangen moet worden wegens ziekte of verlof kunt u zo direct zien wat de loonconsequentie is door het kiezen voor een ander personeelslid.

De begroting kan ook leidend zijn voor uw planning. In Online Planning wordt per week de begroting direct vergeleken met de kosten per week, zodat direct inzichtelijk is wanneer de begroting wordt overschreden. Constant de juiste cijfers in beeld hebben zorgt ervoor dat u alert blijft en de juiste keuzes maakt.

De meeste ondernemers die gestart zijn met een gratis proefperiode willen uiteindelijk nooit meer terug naar de planning in Excel (het inmiddels ouderwetse papiertje aan de muur). Het online verhaal zorgt ervoor dat het rooster en alle zaken daaromheen op één plaats samenkomen, ook voor uw personeel is dit erg prettig. Men heeft overal inzicht in het rooster en kan berichten van het werk lezen en verlof aanvragen. Voor de ondernemer/planner zorgt dit voor rust in de tent maar veel belangrijker nog, voor veel inzicht in de planning.

De interactie met de verschillende bedrijven maakt het voor ons buitengewoon interessant en uitdagend. We leren graag en proberen slimme ideeën altijd zo snel mogelijk te implementeren. Zo bouwen we steeds een sterkere webapplicatie die voor alle klanten meerwaarde heeft voor hun bedrijf.

Nieuwsgierig geworden? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.